Uma boa comunicação exige planejamento e trabalho. Especialmente para condomínios, onde a comunicação é uma necessidade diária para manter as coisas funcionando e com custos mínimos. No entanto, embora muitos condomínios utilizem meios de comunicação como e-mail, quadros de avisos digitais e sites, a mensagem, infelizmente, permanece quase a mesma – uma coleção densa de palavras que as pessoas mal notam, muito menos se importam em ler.
Os benefícios de uma boa comunicação incluem economia, responsabilidade legal reduzida, qualidade de vida e mais tempo para o síndico se concentrar no gerenciamento proativo em vez da solução de problemas reativa. Por tudo isso, vale a pena colocar algum esforço na mensagem para tornar a comunicação e o gerenciamento do condomínio muito mais eficazes!
Neste artigo, a Contractual Condomínio vai apresentar algumas dicas de como alcançar uma comunicação condominial efetiva.
Faça um plano
No início do ano, decida quais tópicos abordar. Estabeleça alguns objetivos. Por exemplo, diminuir a conta de água em 5%, reduzir a limpeza externa em 30%, implementar um plano de proteção e segurança, reduzir o desgaste causado por animais de estimação – a lista continua. Em um ambiente de condomínio, é muito mais eficaz comunicar um tópico por vez, ao invés de todos juntos.
Conheça o seu público
Jovem ou velho? Proprietários ou locatários? Faça uma lista do maior número possível de atributos que melhor descrevem o público. A comunicação com eles irá variar dependendo dos resultados. Pessoas mais velhas podem não ter e-mail. Os mais jovens podem preferir mensagens de textos.
Seja legal!
Avisos com grandes letras vermelhas e vários pontos de exclamação são o equivalente visual de gritar com alguém e provavelmente não obterão o resultado desejado. Procure chamar a atenção com um título criativo. Não escreva de maneira formal como se fosse um advogado. Procure ser legal e gentil na mensagem. Pode ser bastante desafiador ser criativo o suficiente para causar um impacto e realmente mudar o comportamento, mas isso pode ser feito.
Alcance e frequência
Garantir que os avisos sejam vistos é fundamental para o sucesso. O “alcance” é a quantidade de pessoas que é atingida pela comunicação e a “frequência” é o número de vezes que a mesma mensagem é enviada para esse público. Em um ambiente de condomínio, o uso de muitas ferramentas mencionadas acima aumentará o alcance e a frequência pode ser ajustada de acordo com cada caso. Por exemplo, um aviso enviado por e-mail sobre as datas de lavagem de janelas pode ser perdido se for enviado apenas uma vez, com apenas um meio. Se o alcance for melhorado – um e-mail, uma mensagem de texto, um aviso no quadro de avisos – mais moradores provavelmente verão.
Uma boa comunicação requer alguma reflexão, mas quando bem planejada e executada, tem um efeito positivo em todo o condomínio.
